وقت سفارت کشورها، یا توسط خود سفارت یا کنسولگری تعیین میشود و یا توسط شرکتهای کارگزاری. بزرگترین شرکت کارگزاری در ایران، شرکت VFSGlobal میباشد که وقت سفارت کشورهای اتریش، بلژیک، قبرس، جمهوری چک، دانمارک، فنلاند، فرانسه، یونان، مجارستان، نیوزلند، نروژ، پرتغال، آفریقای جنوبی، سوئیس، هلند، انگستان و اوکراین توسط این کارگزار تعیین میشود.
تعیین وقت سفارت آلمان، به عهده شرکت ویزامتریک میباشد و وقت سفارت ایتالیا را نیز شرکت CKGSIR عهده دار است. برای گرفتن وقت سفارت باقی کشورها، باید به خود کنسولگری و یا سفارت خانه کشور مقصد درخواست خود را ارائه کنید.
آژانسهای مسافرتی، معمولا به خاطر سابقه کار طولانی مدت در زمینه اخذ ویزا و وقت سفارت کشورهای مختلف، با سیستمهای تعیین وقت سفارت آشنایی دارند و زمان دقیق باز شدن وقتهای سفارت را میدانند. از طرفی دیگر، شما برای مراجعه به سفارت خانهها باید فرم درخواست ویزای خود را تکمیل کنید که اگر اشتباهی در پر کردن فرم رخ دهد، ممکن است باعث رد شدن درخواست ویزای شما شود. همچنین، باید رزرو بلیط رفت و برگشت هواپیما، واچر هتل و بیمه مسافرتی خود را به افسران ویزا تحویل دهید.
اگر فکر میکنید که در تهیه مدارک و پر کردن فرم ویزا مشکلی ندارید، خودتان برای تعیین وقت سفارت اقدام کنید.
شما با توجه به ویزای درخواستی خود، باید با افسران ویزای کشور مقصد مصاحبه کنید. حالا بسته به کشور مقصدتان، یا باید با افسران ویزا مصاحبه کنید و یا فقط برای تحویل مدارک و انگشت نگاری به سفارت و یا کارگزاری مراجعه کنید. به دلیل ازدیاد درخواست متقاضیان ویزا، سفارت خانهها و کنسولگریها تصمیم گرفتند تا برای جلوگیری از شلوغی و ازدحام متقاضیان، سیستم تعیین وقت سفارت را پیاده سازی کنند.
وقت سفارت در اصل همان نوبت بانکی است. با این تفاوت که چند دقیقه و یا چند ساعت بعد نوبت شما فرا نمیرسد بلکه ممکن است، ۱ روز، ۱ ماه و حتی ۱ سال بعد نوبت مراجعه شما به سفارت فرا برسد.
وقت سفارت فوری، به شما اجازه میهد حتی در ۱ ساعت بعد در سفارت خانه حضور داشته باشید. معمولا کارگزاران و آژانسها برای وقت سفارت فوری هزینه بیشتری نسبت به وقت معمولی سفارت میگیرند. اما اگر بخواهید به اصل مطلب نگاه کنید، کار سخت و زمان گیری انجام نمیشود بلکه فقط با هوشیاری بالا عمل میکنند و شما هزینه بیشتر را، فقط بابت شناخت کامل سفارت کشور مقصد و تجربه بالای آنها پرداخت میکنید.